Effektiv och säker dokumenthantering för moderna HR-team och rekryterare

Hurtigere onboarding

Få ansættelseskontrakter og nødvendige bilag på plads på timer i stedet for dage. Over 85% af alle kontrakter underskrives på mobilen inden for 2 timer.

Mindre administration

Automatisér udsendelse, statusovervågning og automatiske høflige påmindelser på SMS eller e-mail uden behov for manuel opfølgning i regneark.

Effektive HR-workflows

Saml formularer, dokumenter, interne godkendelser og signering i faste, strukturerede skabeloner tilpasset alle afdelinger i virksomheden.

Sikker dokumenthåndtering

Beskyt fortrolige HR-dokumenter, CPR-numre og lønforhold mod usikre mails med end-to-end kryptering, MitID-adgang og revisionslog.

Bekvemmelighed for medarbejderen

Lad nye og nuværende medarbejdere gennemgå og underskrive dokumenter digitalt, uanset hvor de befinder sig – hurtigt og uden besvær.

Integration til HR-systemer

Kobl dokument- og signeringsflows direkte til de systemer, HR allerede arbejder i (f.eks. Danløn, Visma, Emply m.fl.) via åbent REST API og webhooks.

Medarbejderoplysninger samlet ét sted

Med digitale formularer kan HR indsamle medarbejderoplysninger, samtykker og andre nødvendige informationer på en struktureret og sikker måde.

Formularerne kan bruges både under onboarding og i andre HR-processer, hvor medarbejderen skal afgive oplysninger. Det reducerer behovet for mails, manuelle dokumenter og gentagen indtastning.

Gør onboarding af nye medarbejdere enklere

Saml kontrakter, bilag og medarbejderoplysninger i et digitalt workflow. Automatisér udsendelse og påmindelser, og få færdige dokumenter tilbage i HR-systemet.

Sikker signering af HR-dokumenter

HR håndterer dokumenter med personlige og fortrolige oplysninger, og derfor er sikkerhed og dokumentation en vigtig del af de digitale HR-processer.

Med KvikSign kan kontrakter og andre medarbejderdokumenter sendes sikkert til godkendelse og underskrift med MitID. Tidsstempler og audit trail gør det samtidig muligt at dokumentere signeringsforløbet fra afsendelse til forseglet PAdES PDF.

Integrér KvikSign med jeres HR-system

KvikSign kan integreres med jeres eksisterende HR-system, så dokumenter, godkendelser og signering bliver en naturlig del af de arbejdsgange, HR allerede bruger.

Et forløb kan eksempelvis starte direkte fra HR-systemet, når en kontrakt er klar, og returneres automatisk til arkiv efter signering.

HR-workflows gennem medarbejderrejsen

HR-processer stopper ikke, når ansættelseskontrakten er underskrevet. Fra onboarding og ændringer i ansættelsesforhold til samtykker og andre medarbejderdokumenter er der løbende aftaler, der skal håndteres sikkert.

• 01 Rekruttering & Samtykke (NDA, referencer, ID)
• 02 Ansættelse & Onboarding (Kontrakt, KvikForm stamdata)
• 03 Løbende HR & Trivsel (Lønjusteringer, MUS, KvikSend)
• 04 Offboarding & Fratrædelse (Aftaler, udstyrsretur)

Er en digital signatur på en årsrapport godkendt af Erhvervsstyrelsen?

Ja, fuldstændigt. KvikSign anvender PAdES LTV (Long Term Validation) i overensstemmelse med EU’s eIDAS-forordning (nr. 910/2014). Dokumenterne godkendes automatisk ved indberetning på Virk.dk / Regnskab Basis uden tekniske eller juridiske anmærkninger.

Hvordan hjælper KvikID med at overholde Hvidvaskloven (AML)?

KvikID automatiserer kravene i Hvidvasklovens § 11-18. Klienten verificerer sin identitet med MitID. Systemet kortlægger automatisk de reelle ejere i CVR og foretager realtidstjek mod internationale PEP- og sanktionslister. Hele forløbet gemmes i et revisionssikkert PDF-dossier, som kan fremvises ved revision eller tilsyn.

Kan flere bestyrelsesmedlemmer, direktion og revisor underskrive i rækkefølge?

Ja. KvikSign understøtter både parallel signering (hvor alle inviteres samtidig) og sekventiel signering (hvor dokumentet sendes videre i en bestemt rækkefølge, f.eks. direktion først, derefter bestyrelse og til sidst revisor).

Hvor længe er de digitale certifikater gyldige (LTV)?

Takket være PAdES LTV (Long Term Validation) indkapsles certifikatkæden og tidsstemplet direkte i PDF-dokumentet. Det betyder, at dokumentets ægthed og underskrifternes gyldighed kan verificeres uafhængigt mange årtier frem i tiden – selv hvis certifikaterne udløber.

Hvad koster det for en revisions- eller bogføringsvirksomhed at bruge KvikSign?

I starter gratis med 5 credits uden brug af betalingskort. Herefter kan I frit vælge mellem fleksible forudbetalte klippekort fra 5 kr. pr. transaktion eller fordelagtige månedlige abonnementer, alt efter jeres behov og regnskabsmængde.