Billig digital underskrift: Sådan undgår du dyre abonnementer og skjulte gebyrer

Markedets tre typiske prismodeller for digital signatur

Når en virksomhed skal vælge en platform til digital underskrift, kan det være en jungle at gennemskue de samlede omkostninger. Leverandørerne markedsfører sig med vidt forskellige prismodeller, og den billigste løsning på papiret ender ofte med at være den dyreste på bundlinjen.

Overordnet er markedet opdelt i tre modeller:

1. Licens per bruger ("Named User"): Her betales et fast månedligt eller årligt beløb for hver enkelt medarbejder, der skal kunne sende dokumenter. Modellen er uhensigtsmæssig for virksomheder, hvor mange afdelinger lejlighedsvis har brug for at sende kontrakter.

2. Kuvert- eller transaktionsmodel: Virksomheden køber en pulje af "kuverter" (dokumentforsendelser). Prisen afhænger af antallet af underskrifter, uanset hvor mange medarbejdere der bruger systemet.

3. Hybrid / Pay-as-you-go: Et lavt fast grundabonnement kombineret med en fast, lav enhedspris for præcis det forbrug, der realiseres i måneden.

De 5 skjulte gebyrer du skal holde øje med

Før du vælger en leverandør af digital signering, bør du gennemgå det med småt for følgende fem typiske omkostningsfælder:

1. Ekstra gebyr for MitID / NemID: Mange udenlandske eller ældre platforme inkluderer kun simple e-mail-signaturer i grundprisen. Hver gang en modtager skal underskrive med MitID, tillægges et gebyr på 3-8 kr. per underskriver.

2. Gebyr per ekstra underskriver: Nogle udbydere definerer en "kuvert" som én modtager. Hvis en aftale skal underskrives af tre personer, koster det tre gange grundprisen.

3. Arkiverings- og lagergebyrer: Flere udbydere sletter dokumenter efter 30 dage, medmindre du tilkøber en dyr langtidsarkiveringspakke.

4. Begrænsning på moduler (f.eks. sikker fildeling og formularer): Ønsker du at sende sikre filer (GDPR) eller oprette formularer, kræver det ofte en opgradering til en "Enterprise"-plan.

5. Oprettelses- og integrationsgebyrer: Skyhøje "onboarding fees" for at få API-nøgler eller tilkoble virksomhedens eget logo og branding.

Hvorfor MitID-transaktioner ofte bliver en udgiftsfælde

MitID er den ubestridte guldstandard for identifikation og underskrift i Danmark, men håndteringen af de underliggende certifikatkald koster penge hos de autoriserede brokere. Mange SaaS-udbydere vælger at lægge store avancer oven i broker-omkostningerne.

Hvis din virksomhed udsender 100 ansættelseskontrakter eller salgsaftaler om måneden, hver med to underskrivere (f.eks. direktør og kunde), svarer det til 200 MitID-transaktioner. Hvis udbyderen opkræver 6 kr. i tillæg per MitID-signering, løber det alene op i 1.200 kr. ekstra hver måned ud over det faste abonnement.

Hos KvikSign er MitID-infrastrukturen fuldt integreret og optimeret, så du altid kender den præcise totalpris uden ubehagelige overraskelser på månedsfakturaen.

Beregningseksempel: Hvad koster en digital signatur reelt?

Lad os se på en typisk dansk SMV med 15 medarbejdere, der årligt udsender 300 aftaler:

Ved international licensmodel (DocuSign Business Pro): 5 afsendere á 350 kr./md. = 21.000 kr./år. Hertil kommer ekstra tilkøb for MitID integration.

Ved traditionel dansk udbyder med brugerlicenser + MitID-tillæg: Grundabonnement 4.800 kr./år + 600 underskrifter á 5 kr. = 7.800 kr./år.

Ved KvikSign: Gennemskuelig pakke med inkluderet MitID, ubegrænsede brugere og integreret KvikSend sikker fildeling: Under det halve af de traditionelle licenssystemer, med fuld skalerbarhed.

Tjekliste: 7 spørgsmål du skal stille leverandøren

Stil altid disse spørgsmål, før du binder din virksomhed til en kontrakt:

• 1. Er MitID og MitID Erhverv inkluderet i prisen, eller betales der et transaktionstillæg?
• 2. Må vi have ubegrænset antal administrative brugere uden at betale per brugerlicens?
• 3. Hvad koster det, hvis en kontrakt har 3 eller 4 underskrivere?
• 4. Er der inkluderet juridisk gyldig tidsstempling (TSA) og PAdES-LTV forsegling?
• 5. Hvor længe opbevares de underskrevne dokumenter i systemet uden ekstra betaling?
• 6. Er der binding, eller kan abonnementet opsiges måned for måned?
• 7. Hvor er data hostet, og overholder løsningen GDPR 100% i EU?

Sådan får du mest værdi for pengene hos KvikSign

KvikSign er skabt med ét klart mål: At gøre professionel, juridisk bindende digital signering og sikker fildeling tilgængelig for alle virksomheder til en fair og gennemskuelig pris.

Med KvikSign får du adgang til hele paletten af værktøjer – KvikSign (MitID-underskrift), KvikSend (krypteret fildeling med MitID-lås), KvikID (identitets- og CPR-verifikation) og KvikForm (digitale formularer) – samlet i én samlet platform.