.jpeg?alt=media&token=45578077-44c2-4ad2-a2c9-d3fcb986cb83)
Hvorfor digitalisere din virksomheds signeringsproces?
Den traditionelle proces med at printe en kontrakt, underskrive med en kuglepen, scanne den ind og sende den frem og tilbage over usikker e-mail er ikke blot tidskrævende – den er også en sikkerhedsrisiko og en kilde til fejl.
Ifølge analyser fra IT-Branchen bruger medarbejdere i gennemsnit over 45 minutter på manuel administration af hver fysisk kontrakt. Med en fulddigitaliseret platform som KvikSign klares hele processen på få klik, uanset om underskriverne sidder på kontoret, arbejder hjemmefra eller befinder sig i udlandet.
Denne guide gennemgår de 5 enkle trin til at opsætte et fejlfrit, juridisk bindende signeringsflow.
Trin 1: Klargøring af PDF-dokumentet
Det første skridt er at klargøre den endelige aftaletekst. Sørg for, at dokumentet er gemt i PDF/A-format eller standard PDF.
Undgå at efterlade redigerbare felter eller midlertidige kommentarer. Når dokumentet uploades til KvikSign, låses den visuelle opsætning, og der genereres automatisk et kryptografisk SHA-256 fingeraftryk af filens indhold.
Trin 2: Opsætning af modtagere, roller og signaturniveau
Indtast modtagernes navne, e-mailadresser og eventuelle telefonnumre til SMS-notifikationer.
Her vælger du det påkrævede sikkerhedsniveau for hver person:
- MitID (Privat): Kræver at modtageren logger ind og godkender med sit private MitID.
- MitID Erhverv: Kræver at modtageren signerer i egenskab af virksomhedsrepræsentant med tilknyttet CVR.
- CPR-match (KvikID): Verificerer automatisk, at underskriverens CPR-nummer matcher det oplyste.
- Rækkefølge: Vælg om modtagerne skal signere parallelt eller i en bestemt rækkefølge (f.eks. medarbejder først, direktør bagefter).
Trin 3: Udsendelse og modtagerens oplevelse i MitID
Når du klikker "Send", modtager underskriveren en sikker e-mail med et direkte link til KvikSigns krypterede signeringsrum.
Modtageren kan åbne dokumentet på mobil, tablet eller computer, gennemlæse betingelserne og godkende med et enkelt swipe i MitID-appen. Der skal ikke installeres nogen apps eller software.
Trin 4: Realtidstracking og automatiske påmindelser
I KvikSigns dashboard har du fuldt overblik i realtid: Du kan se, hvornår e-mailen er leveret, hvornår modtageren har åbnet dokumentet, og hvem der mangler at underskrive.
Hvis en modtager glemmer at signere, udsender systemet automatisk venlige påmindelser efter det tidsinterval, du har valgt (f.eks. efter 24 og 72 timer), uden at du behøver at bruge tid på manuel opfølgning.
Trin 5: Afslutning, auditlog og sikker arkivering
Så snart den sidste part har underskrevet, forsegles dokumentet automatisk med et officielt tidsstempel (TSA) og et PAdES-certifikat.
Alle parter modtager øjeblikkeligt en kopi af den færdige PDF sammen med en komplet auditlog, der dokumenterer IP-adresser, tidspunkter og certifikat-ID'er. Dokumentet gemmes krypteret i jeres arkiv i overensstemmelse med Bogføringslovens 5-årige opbevaringskrav.